Översikt på användarflöde
Nedan är en översikt på användarflödet inom Absfront GDPR add-on:
Installera
- Absfront GDPR-add on installeras som en ”Solution” utan krav på konfigurationer.
- All funktionalitet styrs genom Dynamics 365 säkerhetsroller så att endast behöriga användare har tillgång till funktionaliteten. Säkerhetsrollen ”Absfront GDPR Manager” ger tillgång till all GDPR-funktionalitet och ”Absfront GDPR – User” ger tillgång att ge godkännande samt att ta ut rapporter.
På “Contact-entiten” installeras en meny som hjälper användaren att hantera GDPR-aktiviteterna:
Verifiera GDPR-godkännande
- Att få ett verifierat godkännande innebär olika rutiner för olika företag.
- Absfront GDPR-add on verifierar detta godkännande mot alla objekt i Microsoft Dynamics 365.
- Oavsett om det är ett e-post, dokument under Notes eller annan entitet där denna bekräftelse är digitalt lagrad.
Hantera begäran om registeruppgifter
- När en person önskar utdrag kring information som är relaterad till honom eller henne riskerar det vara en komplicerad operation.
- Sök upp rätt person, välj ”Report” och Absfront GDPR add-on fångar upp inte bara alla fältdata på personen utan även all relaterad information.
- Därefter exporteras ut i PDF och kan skickas till personen som begärt ut informationen.
Anonymisering av uppgifter
- Om en person önskar att bli anonymiserad i systemet görs detta genom att leta rätt person och välj ”Anonymize” i menyn.
- Absalon GDPR add-on ger därefter möjlighet att anonymisera delar eller samtilig kontaktdata enligt förutbestämt format.
- Det innebär att man kan bibehålla viktig affärsdata men inte för framtida bruk röjer personens identitet.
Alla GDPR-relaterade händelser loggas för 100% spårbarhet
- För att GDPR-hanteringen ska vara kvalitetssäkrad krävs att alla moment när man verifierar godkännande, gör informationsexporter eller anonymiserar en person loggas.
- Även dessa loggar kan exporteras som pdf vid behov.
